Contenidos específicos que deben incluir las propuestas de organización de reuniones preparadas por los Nodos Subregionales del Foro Iberoamericano
Stephen Walsh
Información necesaria para incluir y el formato general de
entrega
Aparte de referir a los términos de referencia genéricos como
guía para las memorias de las reuniones individuales, las
instituciones organizadoras deberían seguir los siguientes
especificaciones:
Antecedentes
Esta parte debe incluir una sección corta referente al Foro
mismo, otra sobre sus metas, y finalmente un informe general de
la institución organizadora y sus objetivos generales.
Objetivos y alcance
¿Cuales son los objetivos específicos de la reunión subregional?
Especificamente, ¿Qué quiere alcanzar esta reunión?
Por ejemplo: la identificación, análisis y validación de Buenas
Prácticas, la elaboración de materias para casos de estudios, la
promoción del Foro, la identificación de miembros nuevos, etc.
Resultados
¿Qué resultados específicos saldrán de la reunión?
Planes de acción o programas nacionales / sub-regionales,
documentos que recojan estudios de casos, la identificación de
Mejores Prácticas, etc,.
Difusión
Esta sección explica como se piensa distribuir los resultados de
la reunión. Por ejemplo, producir informes, home pages,
publicaciones, la elaboración de una estrategia cara a los medios
de comunicación, etc.
También aquí se debe identificar los usuarios potenciales.
Socios
¿Qué tipos de socios serían invitados a participar en la reunión
y por qué? Identifica las organizaciones y tipos de
organizaciones invitadas.
Explica su tema de interés y como están relacionados con los
objetivos generales del foro.
Indica cómo se fueron identificando, cómo fue consultada e
involucrada la red existente del Foro en la identificación de
participantes.
¿Qué van a aportar los nuevos socios a, en primer lugar, a la
reunión misma y, en segunda lugar, al proyecto general del Foro?
Procesos y actividades
¿Cómo se va a celebrar la reunión?
Explica métodos de trabajo y una agenda tentativa.
¿Qué materias van a emplear y cómo?
(Estas deberían utilizar un formato standard para facilitar el
intercambio)
Presupuesto detallado y calendario de la reunión
Un presupuesto tentativo debería ser entregado el cual se indique
la contribución de la institución organizadora a la reunión.
Específicamente:
- Aportación de la Institución:
- en efectivo;
- en servicios.
- Aportación de los Socios:
- en efectivo;
- en servicios.
Este presupuesto debe indicar la cantidad de recursos que se
esperan movilizar y de dónde vendrían.
Aquí también se debe incluir las especificaciones logísticas
previstas, por ejemplo:
- salas de reuniones;
- personas de apoyo (preferiblemente, personas directamente
ligadas con Mejores Prácticas);
- apoyo secretarial;
- servicio de traducciones;
- costes de viajes, alojamientos, etc.
Finalmente, si requiere apoyo financiero de UNCHS, la cantidad
debería ser especificada y detallada indicando los costes
exactos.