Experiencia seleccionada en el Concurso de Buenas Prácticas
patrocinado por Dubai en 2004, y catalogada como
GOOD.
(Best Practices Database)
País/Estado — Brasil
Región según Naciones Unidas — América Latina
Región ecológica — alta meseta
Ámbito de la actuación — ciudad
Agentes — gobierno local; organización no gubernamental (ONG);
Categorías —
Servicios sociales: salud y bienestar.
Tecnologías, instrumentos y métodos: soporte lógico (incluyendo sistemas expertos); sistemas y técnicas de gestión; transferencia de tecnologías; creación de redes; sistemas y tecnologías de información y comunicación; tecnologías apropiadas; formación y capacitación; técnicas para infraestructuras, tecnología infraestructural.
Contacto Principal
Instituto Curitiba de
Informática (ICI) — organización no gubernamental (ONG)
Alejandro Sguissardi Margarida
Rua São Pedro, 910
CEP: 80035-020
Curitiba, Brasil
Tel: 55-41-3506200
Fax: 55-41-3506281
E-mail: ici@ici.curitiba.org.br
Socio
Ayuntamiento de Curitiba — gobierno local
Elziane Cazura Xavier
Avda. João Gualberto, 623
CEP: 80030000
Curitiba, Brasil
Tel: 55-41-3509449
Colaboración financiera.
El proceso de informatización de la Secretaría Municipal de Sanidad de Curitiba (SMS) tuvo su origen en la imperiosa necesidad de organizar la información sobre los servicios asistenciales prestados a la población en todos los niveles del campo de la salud.
La prioridad inicial del proyecto era la informatización de las Unidades Municipales creando un registro médico electrónico inédito en Brasil. Sus principales objetivos eran estandarizar los procesos de atención y asistencia médica, eliminar la duplicidad de información, evitar pérdidas innecesarias debidas a la falta de control en los procedimientos, supervisar las entidades del servicio asistencial, mejorar la distribución de recursos financieros según la necesidad real de la población y generar información administrativa que podría hacer posible un proceso planificado de acciones a medio y largo plazo en el campo sanitario.
El proceso de informatización ha beneficiado mediante sus servicios a 1.300.000 personas residentes en Curitiba, 1.000.000 en el área metropolitana y 200.000 en otras áreas, alcanzando la cantidad de 2,5 millones de personas directamente beneficiadas.
La informatización mejoró la calidad de la información, poniéndola a disposición de los profesionales sanitarios, disminuyendo la cantidad de procedimientos repetidos, reforzando el controlde ingreso en los hospitales, mejorando la asistencia sanitaria en las Unidades Municipales, agilizando las formalidades en la transmisión de información entre los niveles directivos, disminuyendo el gasto innecesario en medicinas, facilitando trabajos sanitarios planificados, permitiendo la integración de este sistema en otros, así como en el Ministerio de Sanidad.
- fecha — Definición de necesidades, paso esencial para un desarrollo correcto;
- fecha — Desarrollo inicial del software, base para todo el proyecto;
- fecha — Experiencia piloto, en forma de pruebas de campo con base real;
- fecha — Puesta en funcionamiento de la red de asistencia, incluyendo volumen de información y accesos múltiples;
- fecha — Mantenimiento de toda la estructura, con las consiguinetes correcciones y mejoras del sistema en funcionamiento.
Antes del proceso de informatización, cada unidad realizaba alrededor de 800.000 asistencias sanitarias mensuales y se identificó un alto nivel de duplicidad como resultado de la falta de organización en el proceso. Los valores financieros administrados sin las herramientas adecuadas generaron un coste de 13.000.000 reales mensuales y 280 entidades del servicio fueron auditadas sin un sistema adecuado.
La prioridad inicial era la informatización de las unidades de cuidados sanitarios básicos en todos sus niveles de asistencia, desde los datos de enfermería hasta el seguimiento completo de los archivos clínicos de los pacientes atendidos.
Otro departamento que también experimentó un proceso de informatización fue el sistema de control y valoración, (once all systems used then originated from the Ministry of Health). Otro ejemplo es la informatización de departamentos internos de la Secretaría Municipal de Sanidad de Curitiba (SMS), como el de salud epidemiológica y medioambiental.
Estas prioridades fueron de esta manera definidas, pretendiendo principalmente mejorar la calidad de los servicios asistenciales prestados a la población y el control de los recursos financieros involucrados en los procesos asistenciales.
La principal meta del proyecto era mejorar la calidad de los procesos de asistencia sanitaria en el municipio, haciendo uso de tecnologías de la información de modo que las acciones prácticas pudieran llevarse a cabo.
Los objetivos parciales definidos fueron:
- Creación de un registro electrónico que guarde todos los rastros de cualquier proceso asistencial realizado, utilizando como estrategia de desarrollo la estandarización de las acciones basada en la experiencia previa del equipo directivo de la unidad.
- Creación de la oficina central de regulación del servicio de sanidad, pretendiendo controlar las entidades del servicio de salud en la ciudad, utilizando como estrategia el cumplimiento de todas las normas federales y su complementación, de manera que toda la información referente a los servicios aisistenciales prestados a la población pueda estar totalmente controlada.
Los recursos financieros utilizados para la ejecución del proyecto tienen origen directamente en la Tesorería Municipal, sin ningún tipo de proceso de financiación externa.
El presupuesto inicial del proyecto eran 28 millones de reales, respetándose totalmente debido a la fuerza del contrato entre el Ayuntamiento de Curitiba y el Instituto Curitiba de Informática (ICI), en el que todos los detalles relacionados con en proyecto estaban previstos, evitando así imprevistos y gastos indeterminados.
Dos organismos municipales estaban directamente involucrados en la ejecución del proyecto, la propia Secretaría Municipal de Sanidad de Curitiba (SMS), que asumió la responsabilidad sobre todo lo relacionado técnicamente con la salud, además de coordinar el desarrollo de los equipos del Instituto de Tecnología de la Información de Curitiba a la hora de tomar decisiones sanitarias; y la Oficina de información del ayuntamiento, que jugó un papel importante en el campo de recogida de resultados mediante el Instituto de Coordinación Técnica de la Información, supervisando los trabajos llevados a cabo y garantizando los modelos exigidos en el contrato de los servicio ofrecidos.
La totalidad de la estructura contratada al Instituto estaba disponible dentro de las especificaciones del contrato. Esta estructura contaba con un equipo técnico formado por 75 personas, hombres y mujeres, alrededor de 1.600 ordenadores y otros materiales y progrmas informáticos necesarios para el perfecto funcionamiento del proyecto.
La aplicación y acreditación del proyecto fue un largo proceso para la SMS, porque la institución de asistencia sanitaria profesional involucra a un grupo de alrededor de 4.000 personas y cualquier tipo de regularización que reúna muchas ideas diferentes resulta un proceso complicado.
Para disminuir el impacto de la acreditación en los procesos estandarizados, la Secretaría Municipal de la Salud utilizó una estrategia de Unidad Piloto, tomando un distrito sanitario con un total de 14 unidades estandarizadas, mostrando, después de algún tiempo, que tras el proceso de estandarización la calidad general de los procesos asistenciales realizados por esas unidades había mejorado. De esta manera, las demás unidades, incluso aquellas que contaban con equipos más reacios, tuvieron que integrar el proceso de regularización.
Para que estos procesos tuvieran continuidad y fueran firmemente reforzados, se utilizaron herramientas orientadas a la capacitación profesional, siempre enfocado desde el proceso de estandarización. Además, se realizaron seminarios para que los profesionales pudieran mostrar sus ideas, agregando sugerencias a las normas adoptadas y de esta manera, con la participación de los representantes del cuerpo profesional, el proceso de regularización quedó finalmente establecido.
Después de la conclusión del proceso de regularización, el equipo de información comenzó trabajando en el análisis de los procesos de informatización. Esta tarea se realizó conjuntamente con el equipo técnico de la SMS, apuntando a un modelo de integración total entre la solución propuesta y las necesidades técnicas dentro de la realidad del campo de la salud. Este proceso abarcó el propósito de prestar atención a problemas previamente detallados en la fase de estandarización, además de aquellos que debían ser integrados en otros sistemas, conectados con la SMS o con terceras partes y por supuesto con el Ministerio de Sanidad.
Los directores de la SMS, así como su equipo técnico, realizaron evaluaciones en diversas fases de los procesos de informatización, logrando una mejora significativa en la calidad final. Todo el proceso de valoración estaba basado en (information technology independent assistance techniques) y los procesos de informatización debían insertarse en este flujo, sin aumentar el nivel de dificultad de los procesos asistenciales ni el tiempo de búsqueda de información. Así todo el procedimiento de informatización, que convierte los procesos asistenciales finalmente en burocráticos, se reestructuró para poder utilizarse sin comprometer la calidad de la asistencia a la población.
Algunos indicadores de calidad utilizados como herramientas de valoración de la actuación en las unidades informatizadas son la cantidad de procesos asistenciales realizados, los modelos de resolución de asistencia, la cantidad de demandas en cada proceso asistencial y la continuidad en el control de la salud de la población, intentando prevenir en lugar de simplemente curar enfermedades.
Después de la aplicación del proyecto, algunos resultados obtenidos fueron:
- Disminución en el tiempo de contestación a los análisis realizados en el Laboratorio Municipal, de siete a dos días;
- Aumento de la cantidad media mensual de procesos asistenciales realizados en cada centro de salud, de 3.000 a 5.000;
- Disminución de los patrones de duplicidad en
los procedimientos de análisis, de un 18% a un 2% de las demandas;
- Aumento del número de camas en hospitales a disposición de la Administración Municipal, de 650 a 2.450;
- Control efectivo de todos los procesos remitidos a todas las entidades del servicio sanitario al alcance municipal, alrededor de 1.200.000 procedimientos mensuales;
- Control a tiempo de todas las notificaciones preceptivas sobre enfermedades, que incluso permiten apertura de restricciones por proximidad domiciliaria, alrededor de 5.000 mensuales;
- Seguimiento del tratamiento de alrededor de 65.000 pacientes hipertensos;
- Seguimiento del tratamiento de alrededor de 20.000 pacientes diabéticos;
- Seguimiento del tratamiento de alrededor de 13.000 mujeres embarazadas;
- Atención especial a niños menores de un año de edad, proporcionándoles un seguimiento completo de su crecimiento y salud;
- Registro de todo proceso de asistencia odontológica, adjuntando esa información al registro clínico de todos los pacientes, alrededor de 200.000 casos mensuales;
- Autorización y control de pagos de 16.000 ingresos mensuales en hospitales;
- Autorización y control de pagos de 30.000 procedimientos de gran complejidad mensuales;
- Programación vía Oficina Central, con una ventanilla única para todo el municipio, para las citas con un especialista disponibles para la población.
El proyecto de informatización de la SMS está mejorándose actualmente para contar con una mejor base en la asistencia de cualquier necesidad operacional o administrativa .El contrato actual de mantenimiento del Proyecto está vigente hasta diciembre de 2005. Desde ese momento, el gobierno municipal decidirá si se renueva o no. Sin embargo, debido al inmenso alcance de los servicios actualmente automatizados y la calidad que han logrado, Curitiba constituye un modelo a seguir a nivel nacional con respecto a la calidad de la asistencia sanitaria a la población, además de ser el municipio con los mejores índices de control de prestación de servicios sanitarios en todo el país. Por esa razón es bastante improbable que sea cancelado.
Como actualmente el campo de la salud en Curitiba recibe unos 17.000.000 reales anualmente, y el control de esta cantidad de dinero está directamente relacionado con los sistemas llevados a cabo, la eliminación de esta herramienta sería más costosa que el propio mantenimiento del programa.
Los servicio asistenciales prestados por la SMS benefician directamente a una cantidad de aproximadamente 2,5 millones de personas, en todos los niveles, desde el básico realizado en las unidades de cuidados sanitarios, hasta la cirugía y procedimientos de alta complejidad realizados en las entidades de prestación de servicios especializados.
En el caso de que se aplicara algún cambio o discontinuidad en la utilización del sistema informatizado, tanto por parte de todo el equipo profesional de la SMS (alrededor de 4.000 personas), como por parte de la misma población, que son los que directamente sienten los efectos positivos de la organización y agilidad concedidos por el sistema, causaría desequilibrios sociales en el proyecto.
El uso de estos sistemas hace posible un seguimiento específico de los ciudadanos con necesidades especiales o enfermedades degenerativas crónicas, permitiendo su inserción social y disminuyendo la posibilidad de complicación de los procesos sanitarios que pueden dañar al ciudadano y aumentar los gastos referentes a su asistencia.
Todo gran proyecto necesita un gran equipo unido que trabaje siempre hacia la única meta de mejorar continuamente. La voluntad y el apoyo político de la administración local también es indispensable. Sin ello, cualquier proyecto está destinado al fracaso.
Todos y cada uno de los profesionales que utilizan el sistema son piezas importantes en el proceso. No tener en cuenta su nivel de participación, aunque sea mínimo, puede convertirse en un difícil obstáculo en el camino hacia el éxito si no es tratado adecuadamente. Por lo tanto, es importante para los profesionales ser conscientes de que su producto es actualmente un producto de los usuarios y para los usuarios. Esta es la única manera de hacerles partícipes del éxito del proyecto.
Los usuarios deben tener siempre el poder de decidir. Ellos pueden ser los afectados a la hora de llevar a cabo cambios. Sin embargo, los cambios no deben ser interpretados como radicalmente relacionados con el proyecto. Este movimiento puede producir resistencia, a veces difícilmente superada. Todos los cambios necesarios deben realizarse antes de que las nuevas tecnologías se lleven a cabo. Cuando la tecnología sea finalmente puesta en práctica, ha de verse como un aliado y no como una razón para el cambio.
La presentación del proyecto de Curitiba en eventos y conferencias de tecnología de la información de la salud, así como las constantes visitas de técnicos de otros municipios, ha difundido la idea de la completa informatización de las normas de las secretarías del campo de la salud en varios lugares de Brasil.
Actualmente, la ciudad de Fortaleza, en el estado de Ceará, está adoptando unas estructuras similares a la de Curitiba, es decir, el uso de sistemas de tecnología de la información similares, estructura general del proyecto, incluso la disponibilidad de los recursos involucrados, llevado a cabo por un único servicio de comunicación, el Instituto de Tecnología de la Información de Curitiba.
Esta experiencia comenzó hace poco más de dos años y actualmente cuenta con una red de servicios básicos de emergencias totalmente informatizada, servicios de control y valoración de entidades de prestación de servicios contratados y acordados, y departamentos internos como epidemiología y salud medioambiental en los procesos de informatización.
El proyecto de Fortaleza cuenta con una cantidad de recursos similar a los invertidos en Curitiba, ya que ambos municipios tienen estructuras sanitarias similares, aunque Fortaleza tiene una población de alrededor de 600.000 habitantes más que Curitiba.
Con el propósito de aplicación del proyecto de informatización de la sanidad en Fortaleza, fue asignado un equipo técnico sanitario experimentado del Instituto de Tecnología de la Información de Curitiba, para formar a un nuevo equipo técnico en la ciudad y que asumiría las funciones de aplicación del proyecto, siempre en contacto directo con el equipo de Curitiba, intentando organizar un nuevo equipo técnico en Fortaleza, que tomaría el control del proceso de aplicación del proyecto, siempre contando con el apoyo técnico del equipo de Curitiba, tanto a nivel operacional como formativo, con especialistas haciendo un fiel seguimiento del procedimiento del proyecto.
De manera similar a como sucedió en Curitiba, Fortaleza también ha experimentado la formación de una nueva cultura que ha involucrado al funcionamiento y organización de los sistemas del servicio de salud, creando así un nuevo concepto de calidad en lo que se refiere a los procesos de asistencia sanitaria a la población, así como a sus necesidades reales de asistencia.